Resumo
Este estudo avalia o primeiro capítulo do texto de Theo Thomassem, relacionando com um texto de Luciana Durante. O objetivo deste estudo é analisar a importância que o conceito de arquivo estabelece para que o arquivista como profissional exerça um preciso conhecimento e domínio sob os documentos arquivísticos. Verificar a questão dos processos de trabalho na produção documental. Relacionar as características dos registros documentais arquivísticos a este processo. E por fim, avaliar o aspecto que atribui às informações registradas o valor de documentos de arquivo.
Palavras-Chave: Arquivo, processos de trabalho, informação, registros documentais arquivísticos, documentos de arquivo.
De acordo com Theo Tomassem “o conceito central na Arquivologia é o conceito de arquivo”, desta forma, partimos desta concepção para avaliar a fundamentação do conceito de documento arquivístico.
Para este autor muitas pessoas possuem uma noção de que arquivo é uma coleção de documentos acumulados com o intuito de dar suporte às suas memórias. O que é suficiente para suas atividades cotidianas. Contudo, para o exercício da profissão de arquivista o termo arquivo precisa ser definido de forma mais elaborada e precisa.
Os arquivistas precisam:
ü Conhecer os tipos de documentos e de conjuntos documentais;
ü Entender as expressões arquivo e sistema de arquivos;
ü Saber que funções os arquivos têm;
ü Saber de que entidades fundamentais os arquivos são compostos;
ü Conhecer como estas entidades fundamentais se relacionam entre si; e
ü Identificar como a qualidade de arquivos pode ser avaliada e assegurada.
Sob esta perspectiva a importância do conceito de arquivo para o arquivista não deve se limitar a conformação com mera noção. O desenvolvimento do termo arquivo parece perseguir como objetivo, contemplar os meandros inerentes a gama de informações registradas em seus mais variados tipos de suporte e às complexas especificidades relacionadas aos diversos ramos de atividades. Desafio que compreende a gestão de quaisquer suportes de informações ou natureza documental numa busca por uma definição que não se limite os tipos de suporte, e ao mesmo tempo, seja capaz de compreender em seu significado o teor da informação como objeto a ser identificada, definida, classificada, registrada, ordenada, armazenada, segura, para sua facilidade de disponibilidade de acesso.
Para Thomassem qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho funcionalmente inter-relacionados. Desta forma, um sistema de gerenciamento arquivístico é desenvolvido para: estabelecer, manter, e explorar a ligação entre estes processos de trabalho.
Assim, percebe-se que as instituições ou órgãos são estruturados por processos de trabalho. Cada processo de trabalho consiste de “uma cadeia de atividades coerentes, com um início e um fim, e direcionadas a um objetivo específico”. Este objetivo é a missão da empresa, por conseguinte, é este objetivo que estabelece o vínculo entre os processos de trabalho e tornam, assim, os arquivos um todo coerente.
E neste aspecto entendemos que o arquivo se constitui como um conjunto de documentos produzidos e recebidos, que são acumulados no curso de processos de trabalho. É um todo orgânico composto por uma complexa, ou mesmos simples, conexão estabelecida de forma coerente pela manutenção entre os vínculos dos processos de trabalho como atividades delineadas no curso de uma determinada missão.
Por fim chegamos à questão do documento de arquivo.
Ainda para este autor “um documento é a menor unidade de informação registrada com significado próprio”, contudo, “nem toda informação registrada e que pode ser recuperada sob a forma documental é um documento de arquivo”.
Um livro, por exemplo, que pode ser comprado por qualquer pessoa, em razão de qualquer necessidade ou vontade, é um documento. Este passará a fazer parte de uma coleção de livros, de uma biblioteca. E está claro aqui não se tratar de um documento de arquivo.
Para ser um documento de arquivo, o documento deve estar inserido no contexto de um determinado conjunto cuja relação seja estabelecida pelo vínculo em que o inter-relacionamento entre os documentos é inerente aos processos de trabalho. Assim, apesar de cada documento ser único como unidade informacional de significado próprio, como documento de arquivo também possui significado dentro do conjunto documental enquanto processos de trabalho. Contexto que atribui aos documentos um duplo significado informacional.
Longe de concluir este assunto, por questões que ainda podem se incidir sobre o tema, convido ainda a conferirmos a análise de Luciana Durante a respeito dos registros documentais arquivísticos, para então, conformar esta concepção dicotômica atribuída aos documentos arquivísticos.
Para esta autora os registros documentais arquivísticos representam os conhecimentos gerados ou recebidos no curso de atividades pessoais ou institucionais, e compreendem dois pressupostos fundamentais: que atestam ações e transações; e que sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação.
Partindo destes dois pressupostos apresentam-se as características dos registros documentais arquivísticos, visando analisá-las em relação aos documentos contemporâneos.
Características dos registros documentais arquivísticos:
1. Imparcialidade: indica que é inerente aos documentos serem verdadeiros por estarem sujeitos às razões de sua produção e às circunstâncias de sua criação, não à vontade ou interesses alheios à sua atividade geradora e seu contexto gerador.
2. Autenticidade: os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados.
3. Naturalidade: os documentos não são coletados artificialmente, mas acumulados em função dos objetivos práticos da administração.
4. Inter-relacionamento: é a relação estabelecida entre os documentos no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades.
5. Unicidade: cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental.
Para Luciana Durante, pela característica da unicidade, “cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo a qual pertence e no universo documental. Aspecto que norteia o arquivista a identificar nos registros documentais arquivístico dois significados distintos quanto a utilização: aquele que seja único e exclusivo ao teor do conteúdo de determinado documento no momento que é produzido ou recebido; e o fato desta informação ser necessária para complementar, explicar, comprovar, atestar, em fim, ser parte de um processo, ou seja ser parte de um conjunto de informações.
E neste ponto é interessante ressaltar que uma mesma informação documental pode, ao mesmo tempo, ser parte de mais de um conjunto de documentos. São as cópias. O documento, neste caso é o mesmo, mas assume significados relacionados a utilização que se deve ao fim ao qual passa a inserir.
Maria Odila entende que há “dois níveis de informações contidas em um arquivo: a informação contida no documento de arquivo, isoladamente, e aquela contida no arquivo em si, naquilo que o conjunto, em sua forma, em sua estrutura, revela sobre a instituição ou sobre a pessoa que o criou” (FONSECA, Rio de Janeiro, 1998, p. 33-45).
Portanto, um documento de arquivo é classificado naturalmente ou dentro do conjunto para o qual já é diretamente produzido ou recebido, visando um fim; ou porque pela necessidade de determinada demanda passa a ser inserido em outro conjunto em que é reproduzida uma cópia do documento para compor um outro processo informacional.
Conclusão
Ao verificarmos que qualquer arquivo é formado por informações geradas e estruturadas em meio aos processos de trabalho funcionalmente inter-relacionados. Constatamos que o arquivo se constitui como um conjunto de documentos produzidos ou recebidos no curso de atividades funcionalmente inter-relacionadas.
A este conjunto documental denota-se naturalmente o significado de todo orgânico, em razão de sua composição estabelecida coerentemente pela manutenção entre os vínculos dos processos de trabalho como atividades delineadas para alcançar objetivos no curso de uma determinada missão. Contexto em que se inserem as informações registradas o aspecto de registro documental arquivístico.
Observamos ainda, que nem toda informação registrada e que pode ser recuperada sob a forma documental é um documento de arquivo, se não inserida naquele contexto de conjunto documental, onde se caracteriza o documento de arquivo pela imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento ou organicidade, e unicidade.
E dentre estas características destacamos nesta relação a caraceterística da unicidade para evidenciar o documento em si como documento de arquivo, pois, como documento de arquivo possui significado dentro do conjunto documental enquanto processos de trabalho, e também é único como unidade informacional de significado próprio, apresentado aos documentos um duplo significado informacional.
Portanto para ser um documento de arquivo, o documento deve estar inserido no contexto de um determinado conjunto. E, neste conjunto ser verificado sua relação estabelecida pelo vínculo em que o inter-relacionamento entre os documentos é inerente aos processos de trabalho ou atividades de uma pessoa jurídica ou pessoa física.
Referências
DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Revista Estudos Históricos, Rio de Janeiro, v. 7, n.13, p.49-64.
FONSECA, Maria Odila. Informação,arquivos e instituições arquivísticas. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, v. 1, n. 1, p. 33-45, jan/jun1998.
FONSECA, Maria Odila. Informação,
THOMASSEM, Theo. Uma primeira Introdução à arquivologia. Arquivo & Administração. v. 5, n. 1, pag. 5-16 jan/jun 2006.
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