Resumo
O objetivo deste trabalho é de refletir a respeito da função do arquivo. Neste ponto, aborda-se de forma simples a sua relação com a memória, e é questionado se sem os arquivos se a memória seria viva. Também é tradado a respeito da importância dos arquivos nas tomadas de decisões. E, Constata-se o impacto da eficiência e eficácia que podem ser sentidas no trabalho. Por fim, é identificada a interação que há na função dos arquivos voltada à questão do valor dos documentos.
Palavras-Chaves: valor documental, arquivo, função de arquivo, memória, memória arquivística.
Cada vez mais a sociedade aprende a reconhecer e a lidar com o valor dos documentos. O motivo é que para a maioria das atividades os documentados são fundamentais. A produção documental, por sua vez, decorre do registro das informações necessárias para o curso de determinadas ações mediante aos processos de trabalho de uma empresa, ou mesmo relacionado às atividades de uma pessoa, e de acordo com Theo Thomassem, estas informações são registradas e estruturadas com o objetivo de serem recuperadas.
Sobre tudo, para que informações sejam recuperáveis no desenvolvimento contínuo de atividades, deve-se ter em mente a necessidade da manutenção dos registros documentais arquivísticos. Por conseguinte, compreende-se que a preservação destes registros pressupõe uma forma de organização que disponha uma ordenação capaz de tornar estas informações disponíveis ao fácil e rápido acesso. E neste ponto, busca-se identificar, o que segundo Theo Thomassem, é a função de um Arquivo. Para este autor “os arquivos funcionam como a memória dos produtores de documentos e da sociedade de forma geral” (Tomassem, 2006, p. 5).
Podemos perceber que esta função decorre de que a vida em sociedade requer que a comprovação de atos e fatos sejam baseados em uma memória cujo valor é tido como legal porque pode ser preservada segundo critérios aceitos mediante a vigência de um ordenamento jurídico, bem como de aspectos histórico-culturais. Entendimento que vai de encontro com a indicação de Thomassem, que a sociedade evidencia a importância dos arquivos ao assumi-los como base para que as organizações funcionem bem. Da mesma forma, indivíduos e associações para demonstrarem que estão em dia com suas obrigações e podem usufruir de seus direitos, também dependem de meios para comprová-los, e, portanto, dependem de recorrer aos arquivos para tal.
Assim, a noção de valor da memória conduz a escolha do arquivo para guarda dos registros, não simplesmente como lugar no sentido de depósito de documentos, mas como uma instituição referência de onde às informações podem ser preservadas e acessadas. E, desta forma, verificamos que a manutenção de registros em arquivos bem organizados constitui um lugar de memória em potencial, uma vez que os documentos disponíveis tornam-se potenciais fontes de acesso às informações.
A relação de Arquivo e memória
Ao relacionar-se aos arquivos a noção de memória, vincula-se aos arquivos a ideia da capacidade humana de armazenar, recuperar e trabalhar com representações conexas à imaginação no que tange a uma organização com sentido lógico à compreensão. E, ressalta-se que no âmbito das ideias, as imagens são apreendidas de forma abstrata e suscetível às construções do pensamento. O que remete à compreensão de uma memória em construção e suscetível à reestruturação.
Em se tratando dos arquivos como instituição, para se constituírem como memória de determinada sociedade ou organização, é necessário que as informações sejam registradas e capturadas em um sistema de arquivo mantido segundo políticas e diretrizes capazes de prever tratamento e custódia contínuos. Para tal o trabalho de arquivistas deve se dar em conjunto com outros profissionais como historiadores, administradores, advogados, etc., pois ao avaliarmos a ação de se definir o que deve ser preservado nos arquivos, a relação com à memória, como bem aborda Jardim, que o dispõe como “lugar de elaboração e de conservação da memória coletiva”, por si só pressupõe uma atividade coletiva no sentido de contar com várias especificidades. Indicativo de que a complexidade de cada arquivo é relativa ao conjunto de informações necessárias ao contexto de sua produção e utilização.
José Maria Jardim, em seu interessante artigo, “a invenção da memória nos arquivos públicos”, propõe uma reflexão a respeito da memória no âmbito dos arquivos públicos em que se observa a noção/conceito de memória como referência no processo de avaliação e seleção de documentos de arquivo, em que para aqueles considerados socialmente relevantes justifica-se a preservação permanente nos arquivos públicos. E estes, por conseguinte, se constituem como parte do Patrimônio Histórico do país.
Observa-se neste artigo que os arquivos para constituírem-se como memória da sociedade tem como base a necessidade de que sua articulação seja objeto de registros documentais, e que estes sejam organizados. Fato que insere os arquivistas neste assunto sob o prisma de assumirem como responsabilidade a preservação da memória de um país. Tarefa possível, apenas, em conformidade com políticas capazes de perceber e manter sua cultura, bem como o provimento de acesso, através destes arquivos, aos direitos sociais.
Assim, evidencia-se que esta memória para ser recuperada carece de registro. E, como este registro não é “um resultado estático, mas, um processo que serve às exigências das organizações”. Decorre, portanto, de haver um sentido no conhecimento dos saberes sociais, pois este tipo de registro pode assegurar as tomadas de decisões e sustentar as ações na orientação do desenvolvimento nacional.
Neste contexto, a avaliação de documentos objetiva “identificar o valor dos documentos de maneira a estabelecer prazos de retenção nas fases corrente e intermediária, definindo assim as possibilidades de eliminação...” ou “... recolhimento aos arquivos permanentes”.
Sob estas considerações, a avaliação de documentos se dispõe como recurso técnico viável para auxiliar na escolha de documentos de valor secundário, valor histórico-cultural, por nortear às ações arquivísticas em conformidade com os fundamentos teóricos da arquivologia. O que predispõe a necessidade de uma gestão arquivística de qualidade capaz de integrar o patrimônio documental de uma sociedade, pautada na visão de identificar a expressão da memória desse grupo.
Por fim, ressalta-se neste ponto o destaque dado no texto de Jardim a Lima (1992, p. 26) “Um país sem arquivistas é um país sem arquivos, e um país sem arquivos é um país sem memória, sem cultura, sem direitos”.
Desta forma a relação entre arquivo e memória, se apresente como aspecto natural da vida em sociedade em que esta só é capaz de se reconhecer com tal por ter sua vida registrada em um arquivo. Assim, ao assumir para o arquivo a função de memória, a memória passa a ter sua existência em função dos arquivos, e sob este prisma, se os arquivos funcionam como memória, a memória sem arquivos pode não funcionar. Não funciona se os assuntos não forem conhecidos, acessados e compartilhados.
Arquivos como suporte às tomadas de decisões
Voltando ao texto do Thomassem, aborda-se que em primeira instância os arquivos servem para apoiar o gerenciamento operacional, pois estabelecem e mantém os vínculos entre as ações, transações e processos de trabalho, e asseguram a continuidade no desenvolvimento das atividades. Por conseguinte, constituem-se como suporte para as tomadas de decisões.
Sob este ponto de vista verifica-se o quanto as decisões podem exercer força gerencial sob a estruturação dos arquivos, e por isso, os arquivos podem e devem ser organizados de forma a refletir as funções e atividades das instituições, pois suas decisões são voltadas para o seu próprio funcionamento. O que significa que a documentação está constantemente sujeita às consultas, uma vez que às instituições estão sujeitas a atender às diversas exigências de seu contexto de atuação. Consequentemente, os documentos dos arquivos são fontes satisfatórias de resposta aos diversos assuntos relacionados aos objetivos de seus custodiadores.
Arquivos asseguram eficiência e eficácia
O desencadeamento lógico a que este autor nos conduz é que arquivos asseguram a eficiência e eficácia do trabalho. E, este aspecto possibilita a credibilidade das instituições, pois mesmo terceiros podem conferir como se dá a execução de suas rotinas, afinal, contém evidência de decisões, direitos e compromissos.
Considera-se ainda, que os arquivos propiciam suporte de avaliação aos critérios de: legitimidade e boa gestão. É um reflexo natural da característica dos registros documentais arquivísticos, em específico a característica da autenticidade, que conforme verificamos no primeiro trabalho deste blog, segundo Luciana Durante, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. Consequentemente, se os arquivos são os conjuntos de documentos devidamente organizados segundo tais procedimentos, estes, por esta linha de raciocínio, também são autênticos.
Por fim verifica-se que a função dos arquivos também se relaciona ao valor dos documentos. Os documentos possuem valor primário e valor secundário.
Quanto ao valor primário, os documentos possuem já em sua criação, utilização e guarda o objetivo por atender às necessidades imediatas relacionadas ao produtor. A função primária do documento descreve a natureza para o qual o documento nasceu, portanto, desempenha papel ativo ou de vigência, não apenas registrando informações, mas também interferindo nas relações sociais. O que nos leva a entender que o documento nasce naturalmente como consequência de uma ação ou fato que carece de ser formalizado em formato documental. E, neste aspecto o arquivo deste documento é realizado considerando seu ciclo vital, nas fazes: corrente e intermediária.
Quanto à função secundária dos documentos arquivísticos, estes são prescritos por um valor atribuído que não é inerente ao próprio documento, mas em razão de um status deliberado por um contexto coletivo que o toma por herança cultural. Esta valoração em uma segunda instância, visa sua consulta futura num âmbito de pesquisas, e/ou desenvolvimento científico. Fala-se em memória coletiva. É, por conseguinte atribuído à este arquivo a função de arquivo permanente, terceira faze em que mais propriamente se verificará a função de memória relacionada aos aspectos histórico-culturais.
Conclusão
A sociedade, à medida que se desenvolve, se torna cada vez mais complexa e mais dependente de documentos. Neste contexto, se vale dos arquivos para organizar e guardá-los, e aprende a fazê-lo em função de suas atividades. Por coseguinte, estas informações ao tornarem-se potencialmente disponíveis ao acesso, constituem-se como referencial de consultas. Neste ponto se identifica nos arquivos a base para se estabelecer as memórias de uma família, de uma empresa, e, fundamentalmente, de um país.
Supõe-se aqui falar-se em memória arquivística como um fator de testemunho capaz de comprovar o desenvolvimento da vida em sociedade. É a relação entre arquivo e memória. A memória se entrelaça ao arquivo à medida que a sociedade reconhece sua vida registrada e compreende a necessidade de preservar toda informação tida como relevante. Assim, ao assumir para o arquivo a função de memória, a memória passa a ter sua existência em função dos arquivos, e sob este prisma, se os arquivos funcionam como memória, a memória sem arquivos pode não funcionar.
Desta feita, os arquivos apresentam-se como testemunho das atividades sociais. Reflete a rotina, o cotidiano da vida das pessoas quer em casa ou nas empresas, são, portanto, referência de base para as tomadas de decisões, e propiciam com isso, excelente parâmetro para contribuírem na eficácia e eficiência dos processos de trabalho.
Desta forma, os arquivos se apresentam como instituições e setores pilares da sociedade. Sua função de memória torna-se fundamental como evidência de ações realizadas, decisões tomadas, contratos fechados, etc.. É o registro, é o documento, é o acesso em potencial, é a informação disponível, é o testemunho, é a lembrança, é a prova de que o assunto existiu, é a confiança de se recorrer ao lugar certo, na hora certa, e para se ter o que quer, informação.
Referência
THOMASSEM, Theo. Uma primeira Introdução à arquivologia. Arquivo & Administração. v. 5, n. 1, pag. 5-16 jan/jun 2006.
JARDIM, José Maria. A invenção da memória nos arquivos públicos. Ciência da Informação, v. 25, n.2, 1995.
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