Necessidade da Gestão Documental na Complexidade dos Arquivos do Governo

Resumo:

Este texto procura abordar a importância da gestão documental nos Arquivos Públicos. Considera o desenvolvimento da tecnologia e sua influência no aumento populacional. Aspecto que exige dos governos a expansão de suas ações, fato que por sua vez, reproduz em seus arquivos a complexidade de suas funções e atividades. E, apresenta a necessidade da gestão documental, analisando o Site do Sistema de Gestão do Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Palavras-chave: Funções e Atividades; Complexidade; Arquivo Público do Estado de São Paulo; SAESP; Gestão Documental.

Este texto parte do destaque de alguns aspectos levantados por Schellenberg no capítulo 5 de Arquivos Modernos. Este autor expõe uma justificativa sobre a importância de se manter uma administração voltada para os arquivos, e aborda os seguintes motivos que levam os setores do governo a reconhecer a necessidade de se lidar com uma grande massa documental:

·         O aumento do volume de documentos relacionado ao aumento da população desde os meados do século XVIII;

·         O aumento populacional atribuído ao desenvolvimento tecnológico;

·         O aumento populacional provoca a expansão das atividades governamentais; e

·         Que a expansão das atividades afeta a produção de documentos.

A despeito destas considerações, é ressaltado que “o homem não faz documentos somente por que dispõe de máquinas para produzi-los, mas sim, e principalmente, como resultado da execução de um trabalho; e a proporção de sua criação é, em geral, aumentada pela expansão da atividade”. (Schellenberg, p. 65, 2006).

Sob esta concepção dispõe que o volume da produção de documentos oficiais num país é também determinado pela maneira como os órgãos do governo desenvolvem suas atividades e como empregam os documentos. Os governos refletem sua complexidade sobre os seus documentos. O que impacta nos arquivos com o aumento do volume documental, incidindo sob a maneira em que são guardados; e consequentemente, os arquivos também se tornam complexos. Esta situação institucional apresenta-se no sentido de se estabelecer numa série de relações que podem ser detectadas na estrutura em sua organização e funcionamento, e em termos governamentais, consideram-se ainda às modificações inerentes aos órgãos públicos relacionadas aos programas de governos de uma forma geral.

Neste ponto para se apresentar uma perspectiva geral, segue uma tentativa de delinear em um quadro as influências que propiciam o aumento da massa documental:

À medida que o emprego e aperfeiçoamento de técnicas e equipamentos são implementados e utilizados pela sociedade, o impacto tende a incidir sobre as atividades das pessoas e em seu modo de vida; e, independente de quais sejam os fatores que influenciam nas condições de vida da sociedade; pelo menos no que se refere ao fenômeno de aumento da média de vida da população, tem-se por parte dos governos a necessidade do atendimento das demandas sociais, e quanto maiores forem os contingentes populacionais, maiores e mais complexos serão os governos.

Um aspecto interessante que pode ser verificado neste quadro em relação à produção documental, é que o seu aumento não está diretamente relacionado ao desenvolvimento da tecnologia e ao aumento populacional, mas à expansão das atividades institucionais. Desta forma, em relação aos documentos de arquivo, não é a utilização da tecnologia que deve sugerir a sua complexidade e propiciar seu aumento, apesar de facilitar e otimizar a produção; é, na verdade, a gestão documental que deve sugerir, implementar e se utilizar da tecnologia para viabilizar procedimentos na utilização e guarda dos documentos. Perspectiva que conduz à reflexão e questionamento se o enfoque deve estar na tecnologia, nas atividades ou na gestão em torno dos aspectos que relacionam ambas.

Pois, se as atividades implicam em produção documental, e como o quadro demonstra, se estas são complexas, a Instituição, terá sua organização e funcionamento, permeadas por esta complexidade, e, por conseguinte, constitui-se a necessidade de se pensar em procedimentos para a utilização e guarda dos documentos. Fato que estabelece o pano de fundo para a necessidade da gestão documental.

Em termos de Brasil, a sua grande extensão, tanto territorial quanto populacional, pode sugerir um intrincado processo de governo complexo de se gerir. A julgar pelo fato do Brasil ser um país detentor de um território de dimensões continentais com uma área de 8.514.876,566 km² (disponível em: < http://www.ibge.gov.br/home/geociencias/cartografia/default_territ_area.shtm>, acessado em 30/07/2012). Este território tem sua divisão política, compreendendo sua distribuição em 5 regiões, 26 Estados, o Distrito Federal, e 5.560 municípios.

As Regiões e seus respectivos Estados:

1         Região Norte: Acre, Amapá, Amazonas, Pará, Rondônia, Roraima e Tocantins;

2         Região Centro-Oeste: Goiás, Mato Grosso e Mato Grosso do Sul;

3         Região Sudeste: Espírito Santo, Minas Gerais, Rio de Janeiro e São Paulo;

4         Região Sul: Paraná, Rio Grande do Sul e Santa Catarina;

5         Região Nordeste: Alagoas, Bahia, Ceará, Maranhão, Paraíba, Pernambuco, Piauí, Rio Grande do Norte e Sergipe.

Considerando a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios como unidades político-administrativas dotadas de personalidade jurídica, tem-se uma imensa “corporação” a ser administrada. Esta administração ocorre segundo uma vasta gama de critérios de ordenamentos jurídicos em tornos de assuntos políticos, econômicos, culturais, etc. E para ilustrar esta complexidade, em uma visita realizado no Site do Arquivo Público do Estado de São Paulo, pode se verificar um bom exemplo da tentativa de representar num plano de arquivo a vida de uma cidade.

Se gerir uma empresa já é um desafio, imagine uma cidade. O acesso ao Arquivo Público do Estado de São Paulo dispõe logo na parte superior um filtro intitulado “Destaque:” com uma lista contendo as Secretarias de Administração Penitenciárias; Agricultura e Abastecimento; Casa Civil; Casa Militar; Cultura; Desenvolvimento Econômico; Ciência e Tecnologia; Desenvolvimento Metropolitano; Desenvolvimento Social; Direito da Pessoa com Deficiência; Educação; Emprego e Relações do Trabalho; Energia; Esporte; Lazer e Juventude; Fazenda; Gestão Pública; Habitação; Justiça e Defesa da Cidadania; Logística e Transportes; Meio Ambiente; Planejamento e Desenvolvimento Regional; Procuradoria Geral do Estado; Saneamento e recursos Hídricos; Saúde; Segurança Pública; Transportes Metropolitanos; Turismo.

Neste pequeno apanhado vislumbra-se a tentativa de refletir a vida do Estado. Esta unidade administrativa do país para desempenhar suas funções se vale de diversas secretarias, dentre outras formas de funcionalismo público, para atender as diversas instâncias da sociedade em que se processam as demandas por bem estar social. É nítido de se perceber que cada uma delas também se valem de uma série de fatores para funcionarem como recursos humanos, materiais e financeiros. E, toda esta rede Estatal depende em seus serviços da geração, processamento e disseminação de informações na forma documental, que, por conseguinte, carecem de ter sua guarda em um arquivo. Melhor dizendo, em um grande arquivo, em um Arquivo Público do Estado.

O Arquivo Público do Estado de São Paulo

Numa rápida visão do Site do Arquivo Público de do Estado de São Paulo, verifica-se uma disposição de informações em que a visualização parece propor um “diálogo” no intuito de introduzir os usuários aos assuntos relacionados ao contexto tanto histórico cultural do Estado, quanto às atividades administrativas governamentais relacionadas aos seus arquivos. Contudo, considerando o próprio contexto estatal, é nítida a complexidade que se insere tais informações, portanto, parecem válidos questionar sob a importância da gestão documental neste âmbito.

O Site do Arquivo Público do Estado de São Paulo ao apresentar uma complexa disposição de informações, dispõe na verdade, uma tentativa de refletir as funções e atividades relacionadas ao Estado de São Paulo. No Site como um todo, configura-se o mapeamento da Estrutura do Estado, e a proposta de implementação do Sistema de Arquivo se insere neste âmbito sob a visão de integrar as unidades técnicas de arquivo e protocolo de cada órgão ou entidade da Administração Estadual. Integração esta que se efetiva a partir de um órgão Central por meio do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivo do Estado de São Paulo.

E um traço interessante deste espaço é o fato de se abrir para o público um portal como ponto de acesso aos cidadãos em que se anuncia a Transparência Estadual como foco, o que propicia um amplo ambiente para debate, e neste aspecto pode vir a convencionar-se como um referencial para a Arquivística, que como disciplina pode assumir este espaço como objeto de estudo.

O Departamento de Gestão do SAESP

É neste contexto de complexidade estatal que se insere o SAESP. Sua coordenação e funcionamento é de responsabilidade do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivo do Estado de São Paulo que visa definir diretrizes, normas e procedimentos que assegurem a gestão, o acesso e a preservação de documentos públicos e privados, convencionais ou digitais, que encerram valor probatório e cujo conteúdo informativo seja considerado relevante.

Este Departamento de Gestão exerce suas atribuições legais, mantendo contato com Comissões de Avaliação de Documentos de Arquivo, em que prevê a integração e aprimoramento contínuo das atividades de arquivo e protocolos; a elaboração e aplicação de planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos; bem como analisa e recomenda ao procedimento de eliminação de documentos públicos desprovidos de valor permanente, desde que autorizado por órgão competente.

Neste aspecto observa-se a preocupação, não simplesmente com a redução de uma massa documental e o controle de práticas administrativas, mas como se verá mais adiante que é uma das considerações do Decreto de instituição deste Sistema; a atenção está muito mais focada no estabelecimento de critérios para que não haja a destruição de documentos de forma equivocada e que venha a comprometer o acervo documental arquivístico como patrimônio histórico.

É interessante destacar que este Departamento mantém parceria com o Ministério Público, e possui um programa de assistência aos 645 municípios relacionados à criação de arquivos públicos; e compreende nesta acepção a gestão técnica e sistêmica da documentação como condição indispensável para o pleno acesso às informações públicas, dispondo a atuação do Departamento como essencial para o controle e a transparência da administração pública, fato que se apresenta como uma contribuição e incentivo para auxiliar no processo de garantia dos direitos sociais no exercício da cidadania.

O SAESP

Passemos agora a entender o que é o SAESP, Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo. Este é definido pelo próprio Site como “o conjunto dos arquivos e protocolos dos órgãos e entidades da Administração Estadual funcionando de forma integrada, de acordo com normas e procedimentos técnicos comuns”.

Partindo desta definição verificamos claramente que o objetivo com a instituição deste sistema é a integração dos arquivos públicos do Estado de São Paulo.

Esta integração se efetiva a partir de um órgão central por meio do Departamento de Gestão do SAESP, que proporciona com este controle uma visão clara do inter-relacionamento dos órgãos setoriais que integram este Sistema, que são as unidades técnicas de arquivo e protocolo de cada órgão ou entidade da Administração Estadual.

Esta relação pode ser visualizada no organograma do Site que apresenta de forma estratégica a importância de tal gestão, uma vez que o Arquivo Público do Estado de São Paulo, através do órgão central do SAESP, ocupa uma posição de interseção no que concerne a dispor uma padronização para os assuntos relacionados aos arquivos públicos, tanto quanto sugere por esta centralização, um elo entre as unidades sob a perspectiva de que dela deve emanar às análises e acompanhamento do processamento das unidades técnicas de arquivo e protocolo, o que entendo que se dá em decorrência da responsabilidade do SAESP se configurar nos atos de recomendação a autorização para se proceder, por exemplo, à eliminação de documentos públicos desprovidos de valor permanente, ou a transferência e recolhimento de documentos ao Arquivo Público do Estado de São Paulo.

Sobre tudo, sua importância é evidenciada pelo Decreto n.º 22.789, de 19 de outubro de 1984, em que os documentos arquivísticos gerados pela atuação deste Governo são considerados: parte integrante do patrimônio arquivístico; como bem público que deve ter assegurada sua integridade pelo próprio Estado; que sua destruição sem critérios pode acarretar prejuízos irrecuperáveis a Administração e a História; que a gestão documental se compõe de diversas fases, e, portanto, carecem de harmonização e integração; dentre outras considerações e providências, cujo teor de relevância atribui por este decreto fundamentos para a instituição deste sistema.

É aqui ressaltar ainda as finalidades do SAESP, que são reproduzidas no Site advindas de seu Decreto de criação n.º 22.789/84, que é assegurar a proteção e a preservação documental de valor administrativo e histórico; harmonizar as diversas fases administrativas relacionadas a esta documentação; e de facilitar o acesso ao patrimônio arquivístico público em conformidade com as necessidades da comunidade.

Por fim, dentre inúmeros aspectos que podemos analisar neste Site, como o histórico que levanta a importância de se fundamentar nos dispositivos legais a partir da Constituição Federal de 1988, até ao fato deste sistema apresentar roteiros para as entidades, não apenas do governo, mas também privadas, estruturarem seus arquivos, e dispor assistência para efetivar tal empreendimento; que o SESP se consolida como uma ferramenta de controle estatal de incentivo, fomento, e disseminação dos assuntos relacionados aos arquivos, e propicia à gestão documental um ambiente positivo para que os arquivistas, dentre outros profissionais, possam atuar com o devido respeito aos princípios de que tratam sua área de atuação.

Considerações finais

Numa visão panorâmica do Site do Arquivo Público de do Estado de São Paulo, verifica-se em sua interface uma complexa disposição de informações cujo “diálogo” introduz os usuários aos assuntos relacionados às questões dos arquivos inseridos ao contexto tanto histórico cultural do Estado, quanto às atividades administrativas governamentais. É uma tentativa de inserir o cidadão na perspectiva de como o estado se organiza diante da sua vasta estrutura governamental na qual encontra-se o SAESP, Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, que é definido como “o conjunto dos arquivos e protocolos dos órgãos e entidades da Administração Estadual, funcionando de forma integrada, de acordo com normas e procedimentos técnicos comuns”.

O SAESP, Sistema de Arquivo do Estado de São Paulo, apresenta como aspecto fundamental em sua estrutura a gestão técnica e sistêmica de sua documentação. Sua coordenação e funcionamento decorrem de dispositivos legais e do objetivo por assegurar a integração e melhoria contínua das atividades de suas instituições arquivísticas. E neste contexto, confere que esta gestão, preconize os assuntos em torno das questões de acesso e preservação dos documentos considerados de valor probatório e informativo relevante para o Estado.

O Arquivo Público do Estado de São Paulo é o órgão central deste Sistema e por intermédio do Departamento de Gestão (DG – SAESP) coordena as atividades de seus órgãos setoriais, as unidades técnicas de arquivo e protocolo.

Pode assim, se constatar que os arquivos refletem as funções e atividades de uma instituição, e à medida que um governo torna-se complexo suas atividades refletem também esta complexidade para os seus arquivos, motivo que leva a considerar a importância da administração dos arquivos públicos, não apenas em sua destinação final, mas também em suas idades corrente e intermediária.

Por conseguinte, verifica-se que o âmbito de atuação arquivística que compreende o SAESP, desenvolve a gestão documental, considerando diversas fases a que os documentos arquivísticos estão sujeitos.

Entende-se assim, que há um conjunto de normas, procedimentos e operações técnicas na produção, tramitação, uso, avaliação, e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O que se apresenta em conformidade com o artigo 3º da Lei 8.159 de 1991; ressaltando-se, contudo, o fato deste aspecto já se delinear desde seu Decreto de instituição, o Decreto 22.789 de 1984.

O SAESP tem sua instituição fundamenta pelo Decreto n.º 22.789, de 19 de outubro de 1984, que aprecia considerações para sua criação dentre às quais deixam clara a importância dos documentos de arquivo como um bem público, e, portanto, devem ter sua integridade assegurada pelo Estado.

Desta forma, verifica-se que a gestão documental assume neste contexto sua importância claramente explicitada na estrutura governamental como uma entidade, pois um departamento de gestão documental constitui-se como eixo balizador para assegurar um efetivo controle dos documentos de arquivo.

Portanto destaca-se o fato do Arquivo Público do Estado de São Paulo, por meio do SAESP, se apresentar como referência em termos de disseminar os conhecimentos relacionados aos arquivos; proporcionar diretrizes, normas e procedimento que assegurem a gestão documental; e consolidar à importância do acesso e a preservação dos documentos públicos e privados como fundamental ao exercício da cidadania.

Por fim ressalta-se ainda, que o Site do Arquivo Público do Estado de São Paulo, possui em toda sua estrutura, a preocupação de abrir um diálogo com o usuário ao disponibilizar suas publicações técnicas, bem como de ter cada campo do Site devidamente definido de forma a orientar precisamente os objetivos deste sistema e a sua forma de implantação.

Referência

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Importância dos arquivos. 6 ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. p. 25-33. Tradução de: Nilza Teixeira Soares.