O Suporte de Papel e o Digital

Resumo

Este texto é uma reflexão a respeito do tratamento arquivístico para o suporte de papel e o digital. Este assunto carece de especial atenção, e com a Lei 12.682 de 09/07/2012, que trata a respeito da digitalização e do armazenamento do documento eletrônico, verifica-se que a seriedade em torno deste tema já é pauta da agenda do governo. Fato que dispõe não tratar-se da substituição de um suporte pelo outro, mas de assegurar a preservação de ambos.

Palavras-Chaves: suporte de papel, suporte digital, documento eletrônico, acesso à informação, tratamento arquivístico.

Sem dúvida os Arquivistas estão diante de um desafio, e se impõe questionamentos a respeito principalmente do tratamento arquivístico que deve ser dado aos suportes dos documentos digitais.

Tamanha é a relevância que se fala de mudanças que afetam aos paradigmas da arquivística diante da pós-modernidade. Fato que podemos verificar na análise de Maria Odila Fonseca em “Arquivologia e ciência da informação”, que considera o conceito de Thomas Khum, para quem paradigma é “aquilo que os membros de uma comunidade partilham”. E, quando este paradigma se defronta com uma anomalia, pode sofrer um estremecimento em sua estrutura, propiciando, assim, o surgimento de um novo paradigma. Configura-se, então, como novo paradigma “uma reconstrução da área de estudos a partir de novos princípios” (FONSECA, 2005: 57).

De fato os assuntos que giram em torno dos documentos digitais, os quais podem ser produzidos, processados e manipulados mediante a utilização de computadores, são objetos de grande interesse e carecem de uma atenção especial. Ressalta-se que o termo especial, ao ser abordado pela Marilena Leite Paes em Arquivo Teoria e Prática, demonstrando a preocupação com documentos de formas físicas diversas que deveriam ter um tratamento arquivístico especial, dentre os quais são citados o disquete e o CD-ROM, já aponta um passo rumo à consideração aos documentos eletrônicos. Contudo, reflete a tamanha carência de se aprofundar os estudos sobre este tema.

Os documentos em meios eletrônicos cada vez mais ganham espaço, e a rapidez de acesso às informações por intermédio destes meios, promove também a sua aceitação para os usuários de uma forma geral.

Contudo, penso que o suporte do documento eletrônico tem se mostrado como uma espécie de calcanhar de Aquiles para os Arquivistas, pois predispõem-se sob uma fragilidade no que tangue a uma identificação que no longo de anos atribui-se aos documentos, que decorre do fato dos modelos tradicionais associarem a informação conteúdo do documento com o próprio suporte documental, a exemplo, verificamos no Capítulo 1 de Arquivos Modernos, que Schellenberg ao tratar a respeito da importância dos Arquivos, dispõe que para o senso comum os documentos são identificados como papeis.

Não diferente desta constatação, ainda hoje podemos observar como algo comum para as pessoas de um modo geral, a associação do documento ao papel. Muitos só se dão conta de sua importância à medida que precisam encontrá-los, quando talvez, deixa de ser um papel guardado para ser o suporte de uma importante informação, o documento. E, este aspecto demonstra que vem sofrendo alterações com as novas tecnologias de informação e comunicação. Pois este novo ambiente parece atrair cada vez mais usuários que passam a ter maior contato com inúmeras informações.

Assim, é factível que a mudança está ocorrendo, e possivelmente, mudança contínua seja um fator a ser considerado. E nesta concepção torna-se essencial encontrarmos um ponto de equilíbrio capaz de estabelecer bases seguras para armazenamento de dados, conhecimentos e informações, ao mesmo tempo, que possam ser acessados e “manipulados” sem sofrerem alterações, mesmo diante da necessidade de migrações inerentes aos sistemas informáticos.

Neste contexto, levanta-se à questão da digitalização, como se esta ação, pudesse transpor os documentos convencionais para este novo ambiente, podendo-se com isto pressupor vantagens sem riscos, como por exemplo, a substituição dos documentos em papel pelo digital.

Neste ponto é interessante destacar que tal preocupação já está presente nos arquivos do governo ao ponto deste assunto ser objeto de lei. A Lei 12.682 de 09/07/2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meio eletromagnéticos, trata a respeito da digitalização e do armazenamento do documento eletrônico. Esta Lei define como digitalização a conversão da fiel imagem de um documento para o código digital. Prevê que a digitalização deve manter a integridade, a autenticidade e, se necessário, a confidencialidade do documento digital. Dispõe que os meios de armazenamento dos documentos digitais deverão protegê-los de acesso, uso, alteração, reprodução e destruição sem a devida autorização. Determina que deve ser adotado sistema de indexação que possibilite a precisa localização deste tipo de documento. E, que os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados.

No Artigo 6º ao abordar que “Os registros públicos originais, ainda que digitalizados, deverão ser preservados de acordo com o disposto na legislação pertinente”, nos indica que a preocupação das instituições públicas não está simplesmente na simples medida de precaução, mas principalmente se apresenta como medida de controle contra a eliminação equivocada de documentos, bem como busca evitar a substituição do suporte de papel pelo digital.

É interessante e reconhecível a ideia de plena de disponibilização dos documentos por estes meios. Contudo, que se ressalte a finalidade de tal ação. Qual o objetivo de se digitalizar os documentos? Para auxiliar na disseminação das informações? Perfeito. Para substituir os documentos convencionais? Prematura esta ideia. Talvez a pergunta chave em torno da finalidade deste tipo de tecnologia não seja enseja  a simples substituição. Muito mais a facilidade e rapidez, a otimização de operações antes mais complexas, e sobre tudo, não se perdendo de vista a segurança de que a utilização deste meio não se desdobre em obsolescência e encarecimento do processo.

Sem dúvida o acesso aos diversos documentos via internet propiciam uma série de vantagens, que vão desde aspectos de economia, de rapidez e comodidade, até à aproximação da sociedade às questões governamentais, e esta última caracteriza, inclusive, o acesso às informações contidas nos arquivos públicos como fundamental para a efetivação do direito à informação. E, estes, dentre outros pontos, se apresentam como positivos para os usuários de uma forma em geral.

Neste âmbito, no que concerne ao arquivista, penso que se evidencia uma grande oportunidade que evoca a problemática em relação ao acesso a informação. Será imprescindível estabelecer uma íntima relação com o usuário, não apenas no que tange a este numa interação com o Sistema como se bastassem digitar os dados e jogar informações nas redes de computadores; fazer upload, download e pronto; como se não houvesse a necessidade das informações serem tratadas, como se profissionais para este trabalho não existissem, tem-se com esta grande oportunidade, proporcionalmente o grande desafio de se delinear um espaço neste contexto para este profissional da informação.

Assim, fica a pergunta. Qual é a principal questão, o suporte ou a informação?

Para tanto, dentre outros questionamentos que podem ser levantados, deixo para a discussão em relação ao “original”; perguntas.

Se o suporte de papel ainda levará gerações para ser substituído? Se é que o será? E, se o for. Talvez, o que devemos nos perguntar, é: qual o papel do Arquivista neste novo contexto digital?

Se nos acostumamos com o papel e com as pastas, onde a presença física era imprescindível e mesmo assim, os arquivistas ainda discutem a necessidade de se projetar profissionalmente e demonstrar sua importância. Não seria este o momento de consolidar a área e se antecipar ao público de uma forma geral com soluções de acesso às informações de forma tanto qualitativa quanto quantitativa?

Conclusão

Com as tecnologias de informação e comunicação, cada vez mais pessoas passaram a ter acesso às informações. Este contexto, contudo, trouxe mudanças que passaram a exigir ambientes especiais para que as informações pudessem estar disponíveis. Fato que tem levado profissionais como os arquivistas a renovarem suas preocupações com aspectos inerentes às características dos documentos, dentre os quais está a questão do suporte.

As informações carecem de um suporte para serem afixadas, para que então, os registros documentais sejam acessíveis sob uma forma compreensível à efetiva apropriação da informação. Consequentemente, este suporte precisa ser compatível ao usuário e à informação no sentido de ter sua usabilidade assegurada.

Assim, os arquivistas encontram-se entre excelentes questões para responderem. Afigura-se a necessidade de se aprofundar o tema sobre qual a forma de tratamento dos documentos eletrônicos. E neste ínterim, em que a mudança contínua se apresenta como um desafio para o tratamento arquivístico destes documentos, verifica-se que não basta apenas digitalizar, como se a solução fosse apenas converter os textos do suporte em papel para o formato digital. Também é preciso preservar e garantir que as mudanças não alterem às informações.

E assim, da mesma forma como o papel um dia exigiu que se chegasse a tratamentos especiais para que se preservasse à integridade do suporte da informação, também o ambiente digital aguarda por esta solução; que talvez não esta em se preservar o suporte em si que carrega a informação, mas a forma de decodificação desta informação em qualquer que seja o suporte que ela venha a ser carregada para acesso.

Referência

FONSECA, Maria Odila. Arquivologia e ciência da informação. FGV, Rio de Janeiro, 2010.

Lei 12.682 de 9 de julho de 2012. Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

SCHELLENBERG, T. R. Arquivos Modernos: princípios e técnicas. Importância dos arquivos. 6 ed. – Rio de Janeiro: Editora FGV, 2006. p. 25-33. Tradução de: Nilza Teixeira Soares.